Perusahaan sudah menyepakati biaya pendampingan dan ingin pekerjaan segera berjalan. Namun, dokumen kuasa belum menjelaskan periode serta tindakan yang diberikan. Kesepakatan komersial sebaiknya dilengkapi dengan kewenangan yang jelas agar pelaksanaan administrasi tidak tersendat.
Penunjukan kuasa merupakan bagian dari pengendalian perusahaan. Manajemen perlu mengetahui siapa yang bertindak, atas dasar apa, dan sampai kapan. Pemeriksaan ini juga membantu tim pajak membedakan pekerjaan yang dapat dilakukan sendiri dari tindakan yang memerlukan representasi.
Periksa orang yang akan bertindak
PMK 44/2026 mengatur izin atau Surat Keterangan Terdaftar sesuai status kuasa, termasuk larangan penunjukan ketika izin atau pendaftaran dibekukan maupun dicabut. Pasal 6 mengatur pendaftaran konsultan dan pihak lain dalam administrasi DJP. [6]
Pastikan status kuasa dan klasifikasi kewenangannya sesuai kebutuhan badan usaha. Perusahaan juga perlu memeriksa bahwa pemberi kuasa berwenang mewakili perusahaan berdasarkan dokumen dan ketentuan yang relevan. Berkas penugasan sebaiknya memuat identitas yang konsisten di seluruh dokumen.
Tuliskan pekerjaan dan periodenya
Pasal 7 mensyaratkan isi Surat Kuasa Khusus, termasuk hak atau kewajiban tertentu dan masa berlaku. Pasal 8 membatasi surat pada satu orang kuasa serta kewenangan yang tercantum. Oleh karena itu, surat perlu menjelaskan penugasan yang akan dilaksanakan secara cukup spesifik. [6]
Sebagai ilustrasi hipotetis, perusahaan menunjuk kuasa untuk satu permohonan yang berkaitan dengan tahun pajak tertentu. Tim perlu memastikan surat, kontrak jasa, dan berkas permohonan menyebut pekerjaan yang selaras. Jika cakupan berubah, dokumen penugasan perlu ditelaah kembali.
Selaraskan akses sistem
Jika kewenangan mencakup pelaksanaan secara elektronik, Pasal 7 ayat (8) mengatur persetujuan akses Portal Wajib Pajak. Penyerahan kata sandi secara informal sebaiknya tidak menjadi pengganti pemeriksaan otorisasi yang diperlukan. Perusahaan perlu mengetahui akses yang diberikan dan orang yang menggunakannya. [6]
Buat catatan penugasan yang menghubungkan surat kuasa, periode berlaku, dan persetujuan akses. Tetapkan pula orang internal yang menerima pembaruan pekerjaan. Informasi tersebut membantu manajemen mengawasi pelaksanaan dan memudahkan pergantian kuasa ketika dibutuhkan.
Ketika hubungan kerja berakhir, lakukan pemeriksaan surat, akses, dan pengembalian dokumen. Pasal 10–11 mengatur berakhirnya kuasa serta pencabutannya. Langkah penutupan yang tertib membantu perusahaan memastikan status penugasan tidak berbeda antara arsip internal dan administrasi DJP. [6]
Simpan salinan surat yang ditandatangani pada arsip perusahaan dan tentukan pihak yang dapat mengaksesnya. Bila ada perubahan pengurus atau staf internal, lakukan serah terima informasi penugasan. Kuasa yang masih berjalan perlu tetap diketahui oleh orang yang mengambil alih pengawasan dan persetujuan pekerjaan.
Konsultan pajak dapat membantu menyusun cakupan penugasan dan memeriksa kelengkapan kuasa sebelum proses dimulai. Bawalah dokumen perusahaan serta daftar tindakan yang diperlukan. Pendampingan akan lebih terarah ketika kewenangan dan tanggung jawab dapat dipahami semua pihak.
Rujukan
[6] PMK 44/2026, Pasal 3–4, Pasal 6, Pasal 7 ayat (3) dan (8), Pasal 8, serta Pasal 10–11. • Sumber