Biaya yang sudah masuk buku besar belum tentu memiliki dukungan yang memadai untuk keperluan pajak. Perusahaan perlu menunjukkan bahwa transaksi benar-benar terjadi, berkaitan dengan kegiatan usaha, dan memenuhi ketentuan yang relevan. Kekurangan dokumen perlu dipetakan berdasarkan pertanyaan yang belum terjawab, bukan sekadar jumlah berkas yang belum terkumpul.
Invoice membuktikan adanya penagihan, sedangkan mutasi bank menunjukkan arus dana. Keduanya belum selalu menjelaskan pekerjaan yang dilakukan atau manfaat bagi perusahaan. Untuk jasa tertentu, kontrak, hasil pekerjaan, dan konfirmasi penerimaan memberikan konteks yang penting.
Bedakan fungsi setiap dokumen
Kontrak menjelaskan hak dan kewajiban. Pesanan pembelian menghubungkan kebutuhan dengan persetujuan. Berita acara atau bukti penerimaan membantu menunjukkan pelaksanaan. Invoice dan pembayaran menjelaskan nilai serta penyelesaiannya. Pembukuan menghubungkan seluruhnya dengan periode dan akun yang digunakan.
Pengurangan biaya untuk PPh harus dinilai menurut ketentuan penghasilan dan pengurangannya. Sementara itu, pengkreditan PPN Masukan memiliki persyaratan tersendiri. Karena itu, kelengkapan bukti biaya komersial tidak otomatis memenuhi seluruh persyaratan PPN, dan kekurangan dokumen tertentu tidak boleh disimpulkan tanpa memeriksa jenis pajaknya. [PPH, Pasal 6 dan Pasal 9; PPN, Pasal 9 dan Pasal 13]
Lengkapi secara sah dan dapat ditelusuri
Sebagai ilustrasi, perusahaan membayar jasa pemeliharaan gedung, tetapi laporan pekerjaan belum diserahkan vendor. Tim dapat meminta salinan laporan, korespondensi penugasan, jadwal kunjungan, dan konfirmasi petugas yang menerima pekerjaan. Catat kapan dokumen diperoleh serta alasan keterlambatannya.
Jangan membuat bukti palsu, mengubah tanggal, atau meminta pihak lain menandatangani pekerjaan yang tidak dilakukan. Dokumen yang disusun setelah kejadian harus menjelaskan sifatnya sebagai konfirmasi atau rekonstruksi berdasarkan catatan yang tersedia, bukan dipresentasikan sebagai catatan asli yang dibuat pada saat transaksi.
Prioritaskan kekurangan yang paling berdampak
Kelompokkan transaksi menurut nilai, frekuensi, jenis pajak, dan kemampuan memperoleh bukti. Untuk setiap kekurangan, tentukan dokumen yang dibutuhkan, pemiliknya, tanggal tindak lanjut, serta dampak sementara bila tidak dapat dilengkapi. Kewajiban pembukuan dan penyimpanan dokumen menjadikan pengarsipan bagian dari kepatuhan perusahaan. [KUP, Pasal 28]
Jika transaksi sedang diperiksa, perhatikan permintaan resmi serta tenggatnya. Riwayat penyerahan dokumen dapat memengaruhi tahap keberatan karena UU KUP mengatur pembatasan atas bukti yang tidak diberikan ketika pemeriksaan, dengan pengecualian tertentu. [KUP, Pasal 26A ayat (4)]
Apakah bukti transfer saja cukup? Kecukupannya harus dinilai bersama sifat transaksi dan bukti lain; transfer tidak selalu membuktikan tujuan usaha atau pelaksanaan jasa. JSmart Tax Consultant dapat membantu memetakan kekurangan dokumen dan menentukan langkah perbaikan yang sah serta relevan dengan risiko fiskalnya.
Rujukan artikel
[PPH] UU Pajak Penghasilan, sebagaimana telah diubah; kompilasi DJP 2023
[PPN] UU Pajak Pertambahan Nilai, sebagaimana telah diubah; kompilasi DJP 2023
[KUP] UU Ketentuan Umum dan Tata Cara Perpajakan, sebagaimana telah diubah; kompilasi DJP 2023