Kesalahan pajak yang berulang menunjukkan perlunya memeriksa cara kerja, bukan hanya memperbaiki laporan terakhir. Jika kode pajak, identitas vendor, atau masa transaksi terus salah, perusahaan perlu menelusuri sumber data dan titik persetujuannya. SOP dan sistem seharusnya membantu staf mengambil keputusan yang konsisten.
Tanda yang mudah dikenali adalah pertanyaan sama muncul setiap bulan, koreksi bergantung pada satu orang, dan perubahan master data tidak memiliki catatan alasan. Dalam keadaan ini, penambahan aplikasi belum tentu menyelesaikan persoalan. Sistem dapat memperbanyak kesalahan bila aturan dan data dasarnya belum benar.
Cari penyebab sebelum menentukan solusi
Ambil beberapa kejadian yang sudah dikonfirmasi dan telusuri perjalanan transaksinya. Periksa siapa memasukkan data, dokumen yang tersedia saat itu, aturan yang digunakan, dan siapa menyetujui. Pisahkan kesalahan pemahaman, kekurangan informasi, kelemahan kontrol, serta masalah konfigurasi.
Sebagai ilustrasi, jasa vendor selalu diberi kode yang sama karena sistem mengikat kode pajak pada nama vendor. Padahal vendor itu menyediakan beberapa jenis transaksi. Perbaikannya mungkin berupa klasifikasi per jenis jasa dan review transaksi baru, bukan sekadar mengganti kode default untuk seluruh pembayaran. Pemotongan PPh mengikuti ketentuan atas penghasilan yang relevan. [PPH, Pasal 23 dan Pasal 26]
Susun kontrol pada titik yang paling berguna
SOP dapat menetapkan dokumen minimum sebelum vendor dibuat, pemeriksaan pajak sebelum kontrak disetujui, serta validasi sebelum pembayaran. Berikan jalur eskalasi untuk transaksi yang belum dapat diputuskan staf. Setiap perubahan perlakuan perlu memuat alasan, dasar ketentuan, tanggal berlaku, dan pihak yang menyetujui.
Lakukan uji dengan contoh transaksi normal dan pengecualian, termasuk uang muka, retur, pembatalan, dan perubahan identitas. Jika hasil sistem berbeda dari penghitungan yang telah ditelaah, selesaikan penyebabnya sebelum digunakan lebih luas. Pemeriksaan tersebut mendukung ketepatan SPT dan kualitas pembukuan. [KUP, Pasal 3 dan Pasal 28]
Ukur perbaikan melalui hasil kerja
Pantau jumlah koreksi, waktu penyelesaian, transaksi yang tertahan karena dokumen, dan temuan berulang. Ukuran ini lebih bermakna daripada sekadar menghitung berapa SOP yang diterbitkan. Tetapkan juga pemilik pembaruan ketika ketentuan pajak atau model bisnis berubah.
Perubahan proses tidak otomatis menyelesaikan kesalahan periode sebelumnya. Tim perlu mengidentifikasi masa terdampak, menghitung konsekuensi, dan menilai tindakan koreksi sesuai tahap administrasinya. [KUP, Pasal 8]
Apakah otomatisasi menghilangkan kebutuhan review? Tidak. Otomatisasi membantu menjalankan aturan yang telah ditentukan, sedangkan transaksi baru dan pengecualian tetap membutuhkan pertimbangan. JSmart Tax Consultant dapat membantu menelaah proses, menyusun SOP, dan merumuskan kebutuhan pengendalian agar perbaikan sistem benar-benar menjawab penyebab kesalahan.
Rujukan artikel
[KUP] UU Ketentuan Umum dan Tata Cara Perpajakan, sebagaimana telah diubah; kompilasi DJP 2023
[PPH] UU Pajak Penghasilan, sebagaimana telah diubah; kompilasi DJP 2023