Pilihan menggunakan konsultan pajak sebaiknya dimulai dari kebutuhan pekerjaan yang belum tertangani dengan baik. Perusahaan dapat mempertahankan tim internal untuk mengelola data harian dan menggunakan dukungan eksternal untuk penelaahan teknis atau perkara tertentu. Pembagian yang tepat bergantung pada kompleksitas transaksi dan kemampuan organisasi.
Menyerahkan semua pekerjaan tanpa menetapkan pemilik data dapat menimbulkan celah. Konsultan mungkin menerima laporan penjualan setelah tenggat internal, sedangkan tim perusahaan mengira pemeriksaan kelengkapan telah dilakukan pihak luar. Kesalahpahaman ini dapat dicegah melalui ruang lingkup tertulis dan jadwal serah terima yang jelas.
Tentukan pekerjaan yang harus tetap dekat dengan kegiatan usaha
Tim internal biasanya paling memahami transaksi, pihak yang menyetujui pengeluaran, perubahan kontrak, dan dokumen operasional. Karena itu, perusahaan perlu menunjuk penanggung jawab data yang mengumpulkan informasi dari penjualan, pembelian, sumber daya manusia, serta cabang. Penanggung jawab ini juga menjelaskan transaksi yang tidak biasa.
Dukungan konsultan dapat difokuskan pada penilaian perlakuan pajak, review rekonsiliasi, pendampingan pemeriksaan, atau pengembangan SOP sesuai penugasan. Layanan perpajakan memiliki keluaran berbeda; konsultasi lisan tidak otomatis mencakup penyusunan seluruh SPT atau pendampingan sengketa. [LAYANAN]
Tuliskan hasil pekerjaan dan batas kewenangan
Perjanjian kerja sebaiknya menjelaskan jenis pajak, entitas, periode, keluaran, jadwal, asumsi data, dan prosedur persetujuan. Tentukan pula siapa yang menghitung, memeriksa, menyetujui pembayaran, serta melakukan penyampaian laporan. Jika pihak luar bertindak sebagai kuasa, kewenangannya perlu memenuhi ketentuan yang berlaku dan sesuai tindakan yang dikuasakan. [KUP, Pasal 32]
Sebagai ilustrasi, perusahaan menugaskan konsultan menelaah SPT tahunan. Apabila surat penugasan tidak mencakup pemeriksaan seluruh bukti transaksi, manajemen tidak seharusnya menganggap hasil review sebagai konfirmasi bahwa semua dokumen telah diuji. Ruang lingkup yang jelas membuat manfaat jasa lebih mudah diukur.
Ukur kualitas hubungan kerja
Gunakan indikator yang berada dalam kendali para pihak: ketepatan penyerahan data, jumlah pertanyaan yang belum selesai, konsistensi penghitungan, dan penyelesaian rekomendasi. Biaya jasa perlu dibandingkan dengan pekerjaan serta kompetensi yang diberikan, bukan hanya dengan jumlah formulir yang dihasilkan.
Perusahaan tetap perlu memahami posisi pajaknya. Kewajiban mengisi SPT dengan benar, lengkap, dan jelas serta memelihara pembukuan tidak hilang hanya karena menggunakan pihak eksternal. Akses akun dan dokumen juga harus dikelola berdasarkan kewenangan, dengan jejak persetujuan yang dapat diperiksa. [KUP, Pasal 3 dan Pasal 28]
Apakah konsultan harus menggantikan staf internal? Tidak. Dukungan eksternal dapat memperkuat kemampuan tim melalui supervisi dan transfer pengetahuan. JSmart Tax Consultant dapat membantu merumuskan ruang lingkup kerja yang sesuai kebutuhan perusahaan sehingga tanggung jawab, keluaran, dan jadwalnya jelas sejak awal.
Rujukan artikel
[KUP] UU Ketentuan Umum dan Tata Cara Perpajakan, sebagaimana telah diubah; kompilasi DJP 2023