Pengelolaan pajak vendor memerlukan kerja bersama procurement, finance, tax, dan unit pengguna. Tim pajak menilai perlakuan perpajakan, tetapi informasi tentang jasa, kontrak, dan pelaksanaannya sering berada di unit lain. Kesalahan terjadi ketika penilaian pajak baru dimulai sesaat sebelum pembayaran.
Contohnya, vendor menawarkan harga “bersih diterima” tanpa pembahasan siapa yang menanggung potongan pajak. Procurement menyetujui penawaran, finance menyiapkan transfer, lalu tim tax diminta menentukan pajak dalam waktu singkat. Keputusan komersial sudah terbentuk sebelum biaya dan kewajiban pajaknya dihitung.
Mulai saat vendor dan kontrak dipilih
Procurement perlu memperoleh identitas vendor, status perpajakan yang relevan, uraian pekerjaan, lokasi pelaksanaan, dan struktur harga. Unit pengguna memastikan barang atau jasa memang dibutuhkan dan menjelaskan hasil yang akan diterima. Informasi ini menjadi dasar tim tax menentukan perlakuan transaksi.
Status PKP tidak menjawab seluruh pertanyaan pemotongan PPh. Vendor non-PKP tidak serta-merta bebas dari pemotongan PPh, dan vendor PKP tidak berarti semua pembayarannya dikenai jenis PPh yang sama. Objek serta pihak yang menerima penghasilan harus diperiksa menurut ketentuan yang berlaku. [PPH, Pasal 21, Pasal 23, dan Pasal 26; PPN, Pasal 3A]
Tetapkan titik pemeriksaan yang nyata
Saat kontrak disiapkan, tim tax meninjau jenis penghasilan, pajak yang relevan, serta klausul harga. Saat pekerjaan selesai, unit pengguna memverifikasi hasil dan berita acara. Finance mencocokkan kontrak, invoice, persetujuan penerimaan, dan jumlah yang akan dibayar. Tim tax memeriksa faktur, bukti potong, serta pelaporannya sesuai peran yang ditetapkan perusahaan.
Pembagian ini perlu tertulis dalam SOP yang menjelaskan siapa menyiapkan, memeriksa, menyetujui, dan menyimpan dokumen. Tanggung jawab operasional internal tidak mengubah kewajiban perusahaan sebagai wajib pajak atau pemotong pajak. [KUP, Pasal 3 dan Pasal 32]
Contoh kontrol yang sederhana
Sebuah perusahaan menerima invoice pemeliharaan mesin dengan uraian “biaya operasional”. Finance menahan proses untuk meminta rincian, bukan langsung memilih kode pajak berdasarkan nama akun. Unit pengguna menjelaskan jenis pemeliharaan; procurement melampirkan kontrak; tim tax kemudian menilai klasifikasi yang tepat. Kontrol seperti ini mengurangi ketergantungan pada tebakan staf.
Sistem pembelian juga sebaiknya menyediakan kolom identitas vendor, klasifikasi transaksi, status dokumen, nilai sebelum pajak, potongan, dan nilai transfer. Perubahan master data harus tercatat serta disetujui pihak berwenang. Namun, master data bukan keputusan permanen untuk semua transaksi dengan vendor yang sama.
Apakah SOP akan memperlambat pembayaran? SOP yang baik menempatkan pemeriksaan lebih awal sehingga masalah tidak menumpuk pada hari pembayaran. Ukur keberhasilannya melalui penurunan invoice yang dikembalikan, koreksi bukti potong, dan pertanyaan berulang.
JSmart Tax Consultant dapat membantu menelaah alur pajak vendor dan menyusun pembagian tugas yang sesuai dengan kegiatan perusahaan, termasuk kebutuhan pelatihan bagi unit terkait.
Rujukan artikel
[PPH] UU Pajak Penghasilan, sebagaimana telah diubah; kompilasi DJP 2023
[PPN] UU Pajak Pertambahan Nilai, sebagaimana telah diubah; kompilasi DJP 2023
[KUP] UU Ketentuan Umum dan Tata Cara Perpajakan, sebagaimana telah diubah; kompilasi DJP 2023